Je eerste volwassen leerling. Zesenveertig, wil eindelijk leren wat hij op zijn zestiende had willen doen, en hij is verreweg de meest gemotiveerde leerling van je hele week.
Je stuurt hem dezelfde factuur als alle anderen. Zelfde bedrag, zelfde opzet.
En dan zegt je boekhouder in februari: “Die had je met BTW moeten factureren.”
Dat gesprek heb ik gehad. Het kostte me geen fortuin, maar het kostte me wel een avond uitzoeken, een aangepaste aangifte en een licht beschaamd mailtje naar een leerling die er niks aan kon doen.
De grens ligt bij 21 jaar
Hier is de regel, in één zin: muziekonderwijs aan personen jonger dan 21 jaar is vrijgesteld van BTW. Aan personen van 21 jaar en ouder niet.
Dat is het. Geen ingewikkelde toets, geen aanvraag, geen ontheffing. Het hangt aan de leeftijd van de leerling.
Voor je leerlingen onder de 21 factureer je dus zonder BTW, en zet je op de factuur dat het om vrijgesteld onderwijs gaat. Voor je leerlingen van 21 en ouder tel je BTW op bij je tarief.
Wat dat betekent voor je tarief
Dit is het stukje waar het pijn doet, en waar veel docenten de fout in gaan.
Als je €30 per les vraagt aan een volwassene, dan is dat €30 inclusief BTW. Er blijft dus geen €30 voor jou over. Reken je met het algemene tarief, dan houd je er ongeveer €24,80 aan over en gaat de rest naar de Belastingdienst.
Wil je netto hetzelfde overhouden als bij je jongere leerlingen, dan moet je tarief voor volwassenen omhoog. Dat is geen hebzucht, dat is rekenen.
En dan is er nog de KOR
Zit je met je totale omzet onder de grens van de kleineondernemersregeling, dan kun je je aanmelden voor de KOR. Dan breng je helemáál geen BTW in rekening — ook niet aan je volwassen leerlingen — en doe je ook geen aangifte meer.
Klinkt aantrekkelijk, en voor veel muziekdocenten is het dat ook. Twee dingen om te weten voor je het doet:
- Je mag dan ook geen BTW meer terugvragen. Koop je een nieuwe vleugel of een studiootje, dan kun je die betaalde niet verrekenen.
- Je zit er in principe drie jaar aan vast. Het is geen knop die je elk jaar omzet.
Doe je veel investeringen, dan is de KOR vaak ongunstig. Geef je gewoon les met een instrument dat je al hebt, dan scheelt het je een hoop administratie.
Wat je praktisch moet doen
Drie dingen, en je bent klaar.
1. Zet de geboortedatum van elke leerling in je administratie
Niet de leeftijd — de geboortedatum. Want leeftijd verandert, en je wilt volgend jaar niet opnieuw gaan bellen.
2. Splits je leerlingenlijst één keer per jaar
Aan het begin van het seizoen: wie is er op dat moment 21 of ouder? Dat is je BTW-groep. Voor de rest verandert er niks.
3. Zet de juiste regel op je factuur
Voor je jonge leerlingen hoort er een verwijzing op naar de vrijstelling. Iets als:
Vrijgesteld van BTW: onderwijs in muziek aan personen jonger dan 21 jaar.
En voor je volwassen leerlingen gewoon het bedrag, het BTW-percentage en het BTW-bedrag apart. Doe je mee aan de KOR, dan zet je dát erop, en verder niks over BTW.
Waar het alsnog misgaat
Twee dingen die niemand je vertelt.
Leerlingen worden jarig — en dan hoef je niets te doen. Dit is precies andersom dan de meeste docenten denken, dus let even op. De peildatum is de leeftijd bij het begin van de cursus. Wordt je leerling in maart eenentwintig terwijl hij in september als twintigjarige begon, dan loopt de vrijstelling gewoon door tot het eind van het seizoen. De Belastingdienst schrijft het letterlijk zo:
“Als peildatum geldt de leeftijd van de cursist op het moment waarop de cursus begint. Als de cursist in de loop van de cursus 21 jaar wordt, loopt de vrijstelling door.”
Dat geldt zolang je cursus niet langer dan een jaar duurt. Een lesseizoen is dat niet, dus voor bijna iedereen is dit het hele verhaal. Werk je met een knipkaart die over twee seizoenen heen loopt, dan mag je die opdelen in lesperiodes van maximaal een jaar, en vervalt de vrijstelling aan het eind van de periode waarin hij jarig was.
Waar het dus wél misgaat: midden in het seizoen alsnog BTW gaan rekenen omdat iemand jarig is geweest — dat hoeft niet en is fout. En bij de start van het volgende seizoen vergeten om te schakelen — dan is hij wél verschuldigd. Zet die twee momenten los van elkaar in je hoofd.
Je hebt twee soorten facturen naast elkaar. En zolang je die met de hand maakt — in Word, of erger, door de vorige te kopiëren — is het een kwestie van tijd tot je de verkeerde template pakt.
En hier ben ik eerlijk
Muziekles.app kent de geboortedatum van je leerlingen, dus je kunt zien wie er onder en boven de 21 zit en wie er dit seizoen jarig wordt. Maar facturen maakt de app op dit moment nog niet. Dat is precies waar ik nu aan werk.
En daarom vraag ik het maar gewoon: hoe doe jij dit nu? Word, Moneybird, een boekhouder, een schrift? En wat zou een factuur uit je lesadministratie moeten kunnen om die stap voor jou de moeite waard te maken?
Ik lees liever twintig eerlijke antwoorden van collega’s dan dat ik iets bouw waarvan ik denk dat het handig is. Laat het me weten →
De regels over de peildatum en de doorlopende vrijstelling komen van de Belastingdienst, pagina Btw-vrijstelling kunstonderwijs aan personen tot 21 jaar. Ik ben muziekdocent, geen fiscalist — laat je boekhouder er één keer naar kijken.
